Assistant Site Manager (M/F/X)

Missions principales

– Assister le Site Manager dans la gestion quotidienne des activités opérationnelles et administratives.
– Participer à la coordination des interventions (maintenance, travaux, projets transverses).
– Contribuer à la planification, au suivi et au reporting des activités afin de garantir qualité, respect des délais et satisfaction client.
– Soutenir la communication interne et externe pour fluidifier les échanges entre les équipes, les clients et les partenaires.

Responsabilités

1. Support administratif & organisationnel
· Gérer l’agenda, les réunions, déplacements et dossiers du Site Manager.
· Préparer et rédiger comptes rendus, notes et documents administratifs.
· Assurer le suivi des courriers, mails, demandes d’intervention et documents contractuels.
· Veiller au respect des délais et priorités fixés.

2. Coordination des interventions
· Réceptionner et traiter les demandes d’interventions (téléphone, mail, plateformes).
· Organiser les dépannages et planifier les interventions (main-d’œuvre, matériel, sous-traitants).
· Suivre la bonne réalisation des prestations (techniciens, sous-traitants).
· Relancer les intervenants sur devis, validations et exécutions.

3. Suivi & reporting
· Mettre à jour les tableaux de bord de suivi des activités (planifications, avancement, coûts).
· Analyser les comptes rendus d’intervention et compléter les actions nécessaires.
· Préparer rapports, présentations et indicateurs destinés à la direction et au client.
· Participer au contrôle qualité et à l’amélioration des processus internes.

4. Communication & relation client
· Être le relais entre le Site Manager, les clients et les équipes techniques.
· Garantir la fluidité et la fiabilité des échanges d’informations.
· Représenter une image professionnelle auprès des partenaires externes.

5. Qualité / Sécurité / Environnement
· Appliquer les procédures internes en matière de QSE.
· Signaler à sa hiérarchie les risques, incidents ou non-conformités constatés.

Profil recherché

– Formation Bac +2/3 en gestion, assistanat ou technique (ou équivalent).
– Connaissance des métiers techniques (maintenance, électricité, HVAC, etc.).
– Excellente maîtrise des outils bureautiques (MS Office, Outlook, logiciels de GMAO).
– Bon niveau de communication écrite et orale en français et anglais (l’allemand ou autre langue est un atout).
– Rigueur, sens de l’organisation et confidentialité.
– Autonomie, réactivité et capacité à gérer les priorités.
– Esprit d’équipe et sens du service client.

Compétences clés

– Organisation et gestion du temps.
– Bonne communication et sens relationnel.
– Polyvalence et adaptabilité.
– Orientation résultats et satisfaction client.